Dlaczego należy rozliczać czas pracy kierowców

Czas pracy kierowców i jego poprawne rozliczanie stanowi niezwykle złożone zagadnienie. Podstawowymi dokumentami odnoszącymi się do czasu pracy kierowcy są:

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy – kwestie ogólne.
  • Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców – kwestie szczegółowe.
  • Rozporządzenia.
  • Wyroki Sądu Najwyższego – nie są źródłem prawa, lecz stanowią źródło wykładni przepisów.
  • Wytyczne Głównego Inspektora Pracy.
  • Przepisy prawa wewnątrzzakładowego (regulaminy, umowy, układy zbiorowe)

Kwestie ogólne w zakresie stosunku pracy występującego pomiędzy kierowcami,  a pracodawcami regulują przepisy Kodeksu pracy. Zalicza się do nich m.in. zasady zawierania umów o pracę, rozwiązywania, wynagrodzeń, praw i obowiązku pracownika i pracodawcy. Kodeksu pracy nie da się jednak w pełni dostosować do warunków pracy każdej grupy pracowników. Tym samym w celu bardziej szczegółowego uregulowania pracy kierowców zawodowych uchwalono ustawę o czasie pracy kierowców (u.c.p.k). Zgodnie z zasadą lex specialis derogat legi generali, w kwestiach które reguluje u.c.p.k ma ona pierwszeństwo przez przepisami kodeksu pracy.

Dokumenty w postaci wyroków Sądu Najwyższego czy wytycznych PIP nie mają w Polsce faktycznej mocy prawnej, jednak należy brać je pod uwagę, gdyż mogą być uwzględniane podczas kontroli lub rozpraw sądowych. W ramach obowiązujących przepisów w miejscach, w których przepisy na to pozwalają pracodawca może poprzez dokumenty wewnętrzne regulować poszczególne kwestie odnoszące się do zasad rozliczania czasu pracy kierowców.

Ewidencja czasu pracy kierowców – czyli czas pracy kierowców w pigułce

Rozliczanie czasu pracy kierowcy polega przede wszystkim na właściwym ewidencjonowaniu wszystkich okresów aktywności. Podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Wynika to wprost z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Ewidencja dla każdego pracownika powinna obejmować, co najmniej takie elementy jak:

  • Pracę w poszczególnych dobach roboczych,
  • Ilość godzin pracy w niedziele i święta
  • Ilość godzin pracy w porze nocnej
  • Nadgodziny
  • Dni wolne od pracy
  • Dyżury
  • Nieobecności (usprawiedliwione i nieusprawiedliwione).

Można stwierdzić, że ewidencja czasu pracy zawiera kompleksowe zestawienie pozwalające prześledzić pracę pracownika w poszczególnych dniach miesiącach, a także służące naliczeniu właściwego wynagrodzenia. Ewidencja stanowi bardzo ważny dowód w przypadku różnego rodzaju sporów, a także kontroli. Nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy może być podstawą do nałożenia kary finansowej na pracodawcę.

Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców w aktualnym stanie prawnym dają możliwość prowadzenia ewidencji na dwa sposoby:

Pełna ewidencja czasu pracy kierowcy, obejmująca prowadzenie kompleksowego rejestru na podstawie danych zapisanych na wykresówkach, kartach kierowców, tachografach cyfrowych oraz innych dokumentów potwierdzających czas pracy. Prowadzenie ewidencji w takiej formie stwarza wiele korzyści dla pracodawcy w postaci:

  • możliwości ograniczenia nadgodzin,
  • braku obowiązku przechowywania dodatkowych dokumentów (zaświadczenia o dniach wolnych),
  • dokładnej analizy godzin pracy pracowników
  • wypłaty wynagrodzenia w faktycznej wysokości
  • braku roszczeń pracowniczych
  • minimalizacja ryzyka otrzymania kary finansowej czy przegranych spraw sądowych.

Uproszczona ewidencja czasu pracy kierowcy, obejmująca przechowywanie danych dotyczących czasu pracy kierowcy bez tworzenia rejestrów na ich podstawie. W takiej sytuacji pracodawca nie ma pewności czy wypłacone wynagrodzenie faktycznie pokrywa wszystkie należne składniki. Nie może również dostosować wymiaru czasu pracy w celu minimalizacji innych nadgodzin. W przypadku kontroli PIP dokona naliczenia należnego wynagrodzenia, co może spowodować konieczność zapłaty zaległych wynagrodzeń nawet za 3 lata wstecz.

Czas pracy kierowców, czyli co zaliczamy do pracy podczas rozliczanie czasu pracy kierowcy

Ewidencja czasu pracy polega na ustaleniu odpowiednich okresów aktywności i zaliczenia ich do właściwych składników wynagrodzeń. Definicję czasu pracy kierowcy wprowadziła Dyrektywa 2002/15/WE, a następnie została ona zaaplikowana do przepisów ustawy o czasie pracy kierowców w art.6. Czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy. Obejmuje on wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:

  • kierowanie pojazdem;
  • załadunek i rozładunek wykonywany osobiście;
  • sprzątanie i konserwację techniczną;
  • każda inna praca zmierzająca do zapewnienia bezpieczeństwa pojazdu, jego ładunku i pasażerów lub do wypełnienia ustawowych lub wykonawczych zobowiązań bezpośrednio związanych z trwającą operacją transportową,
  • okresy, w których nie może on swobodnie dysponować swoim czasem i zobowiązany jest pozostawać na swoim stanowisku pracy, w gotowości do podjęcia normalnej pracy, wraz z niektórymi zadaniami związanymi z dyżurowaniem, w szczególności podczas okresów oczekiwania na załadunek lub rozładunek, w przypadku, gdy przypuszczalny czas ich trwania nie jest z góry znany.

Do czasu pracy kierowców nie zalicza się:

  • Dyżuru stanowiącego okresy inne niż te odnoszące się do przerw i okresów odpoczynku, podczas których pracownik wykonujący pracę w trasie nie jest zobowiązany pozostawać na swoim stanowisku pracy, ale musi być dostępny, aby odpowiedzieć na każde wezwanie do rozpoczęcia lub kontynuowania jazdy lub wykonania innej pracy. W szczególności, do takich okresów gotowości należą okresy, w których pracownik wykonujący pracę w trasie towarzyszy pojazdowi transportowanemu promem lub koleją, jak również okresy oczekiwania na granicy lub wynikające z zakazu ruchu. Okresy te i ich przewidywalna długość będą z góry znane przez pracownika wykonującego pracownika w trasie, to znaczy albo przed odjazdem, albo tuż przed właściwym rozpoczęciem odnośnego okresu.
  • Odpoczynków dobowych i tygodniowych.
  • Postojów nieusprawiedliwionych.

Na szersze wyjaśnienie zasługuje szczególnie ostania pozycja. Ustawa o czasie pracy kierowców w art. 7 jedynie wspomina o nieusprawiedliwionych postojów w czasie prowadzenia pojazdu (NPO), zagadnienie to nie zostało jednak w niej szczegółowo omówione.. Oznacza to, że zasada ich wyznaczenia powinna być uregulowana w dokumentach wewnątrzzakładowych pracodawcy. W dokumentach tych można zawrzeć procedurę, według, której kierowca powinien odnieść się do tego typu postojów. Jeżeli nie przedstawi wyjaśnienia, lub będzie ono nie racjonalne pracodawca ma możliwość odliczenia takich postojów od czasu pracy kierowcy. Uzasadnienie takie powinno być do celów dowodowych przygotowane na piśmie.

Głównym źródłem danych wykorzystywanym do tworzenia ewidencji czasu pracy są zapisy z kart kierowców oraz tachografów. Na podstawie analizy danych wyznacza się:

  • Czas pracy – zalicza się do niego czynności ewidencjonowane na tachografie w postaci jazdy oraz innej pracy, obowiązkową przerwę 15 minutową, gotowość w nadgodzinach.
  • Dyżur 50% – przerwy w pracy poza obowiązkową przerwą 15 minutową, gotowość w zespole (podwójna obsada).
  • Dyżur 100% – gotowość poza nadgodzinami.
  • Odpoczynki dobowe i tygodniowe.

Dyżur 100% oznacza czas, w którym kierowca pozostaje w gotowości do wykonywania pracy poza normalnymi godzinami pracy. Dyżur 100% może być oddawany w postaci czasu wolnego. W przypadku nieoddania dyżuru pracownik powinien otrzymać dodatkowe wynagrodzenie.

Istotnym zagadnieniem w przypadku czasu pracy kierowców, którego zrozumienie wymaga szerszego wyjaśnienia jest dyżur 50%. Dyżur ten występuje u wszystkich kierowców wykonujących przewozy drogowe. Obejmuje on czas, kiedy kierowca pozostaje na swoim miejscu pracy, ale nie wykonuje w tym czasie pracy (oczekuje).  Zasadniczo, więc poza obowiązkowymi przerwami 15 minutowymi pozostały czas przerw będzie zaliczany do dyżuru. Za czas dyżuru 50% kierowcy przysługuje wynagrodzenie nie niższe niż połowa wynagrodzenia wynikająca z jego osobistego zaszeregowania. Nie można dyżuru 50% rekompensować poprzez oddawanie czasu wolnego.

Nadgodziny, a rozliczanie czasu pracy kierowcy

W przepisach występują trzy podstawowe rodzaje nadgodzin. Wobec tego możemy wyróżnić:

  • Nadgodziny 100% – za pracę w tym rodzaju nadgodzin przysługuje dodatek w wysokości 100% stawki podstawowej. Nadgodziny te powstają, gdy godziny nadliczbowe występują w porze nocnej, w niedzielę lub święta oraz w dni, które są wolne w zamian za niedzielę lub święta. Należy pamiętać, że pora nocna powinna być wyznaczona jako 8 godzin pomiędzy 21:00, a 7:00. Doba niedzielno świąteczna rozpoczyna się o godzinie 6:00 i kończy o godzinie 6:00 kolejnego dnia. Pracodawca może ustalić inną dobę niedzielno-świąteczną.
  • Nadgodziny 50% – za pracę w tym rodzaju nadgodzin przysługuje dodatek w wysokości 50% stawki podstawowej. Powstają one w każdym innym przypadku niż 100%, w tym w szczególności w przypadku przekroczenia dziennej normy czasu pracy.
  • Godziny średniotygodniowe – wysokość dodatku w przypadku tych godzin nadliczbowych wynosi 100%. Powstają z tytułu przekroczenia przeciętnego tygodniowego wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym.

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych przez kierowcę zgodnie z przepisami nie może przekroczyć 260 godzin w roku kalendarzowym. W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, można ustalić inną liczbę godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym. Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy liczba nadgodzin może być zwiększona, do 376 (jeżeli przysługuje 26 dni urlopu) lub 384 (jeżeli przysługuje 20 dni urlopu).

Praca w okresie nadgodzin powinna być rekompensowana dodatkowym wynagrodzeniem. Przepisy dopuszczają jednak możliwość oddania nadgodzin w postaci udzielenia czasu wolnego. Czas ten może być udzielony w następujących wariantach:

  • Na wniosek pracownika – czas wolny udzielany jest w stosunku 1:1
  • Bez wniosku pracownika – czas wolny udzielany jest w stosunku 1:1,5

Czas wolny powinien być udzielony przed końcem okresu rozliczeniowego. Należy pamiętać również o udzieleniu dnia wolnego w zamian za dzień wolny wynikający z przyjętego w zakładzie rozkładu pracy. Jeżeli pracownik pracuje od poniedziałku do soboty, to w zamian za wykonywanie pracy w sobotę powinien mieć udzielony dzień wolny, celem zachowania przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy w okresie rozliczeniowym.

System rozliczeniowy a czas pracy kierowców

Powstawanie nadgodzin związane jest z przyjętym w przedsiębiorstwie systemem czasu pracy oraz okresem rozliczeniowym. Właściwe dostosowanie tych dwóch elementów w zależności do sposobu realizacji przewozów wpływa na zmniejszenie liczby nadgodzin. W transporcie międzynarodowym, gdzie praca wykonywana jest w różnych okresach oraz ze zróżnicowaną intensywnością zastosowanie ma głownie system równoważny.

Zgodnie z art. 15 ustawy o czasie pracy kierowców, do kierowców wykonujących przewóz drogowy mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę – w ramach systemu równoważnego czasu pracy.

W systemie równoważnego czasu pracy, wymiar czasu pracy przedłużony w poszczególnych dniach jest równoważony skróconym czasem pracy w innych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Dzięki temu praca może mieć maksymalny dzienny wymiar do 12 godzin. Przykładowo, jeżeli kierowca w poniedziałek wykonuje pracę 11 godzin, a we wtorek 5 godzin, to następuje równoważenie czasu pracy i nie powstają nadgodziny dobowe.

W ramach obowiązującego systemu czasu pracy należ również określić okres rozliczeniowy. Zgodnie z art. 15 ustawy o czasie pracy kierowców okres rozliczeniowy nie może być dłuższy niż jeden miesiąc. Dopuszcza się jednak stosowanie 3 miesięcznych okresów rozliczeniowych. W przypadku wyboru okresu dłuższego niż 1 miesiąc nadgodziny, dni wolne, dni wolne za pracę w nd-św będą mogły być oddawane w okresie 3 miesięcy. O wyborze okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc należy zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy na piśmie.

Wpływ doby pracowniczej na nadgodziny i czas pracy kierowców

Rozporządzenie 561/2006/WE przewiduje, że okres aktywności kierowcy nie musi być tożsamy z dobą zegarową.  Oznacza to, że w kolejny 24 godzina pracownik może zakończyć jedną zmianę roboczą, wykonać odpoczynek i rozpocząć nową. Może to spowodować powstanie nadgodzin w danej dobie.

Przykład: Kierowca rozpoczął pracę o godzinie 8:00. Wykonywał pracę 8 godzin i rozpoczął odpoczynek 9 godzinny o godzinie 17:00. Odpoczynek zakończy o godzinie 02:00 i pracował 6 godzin do 8:00.  W danej dobie kierowca wypracował 6 nadgodzin dobowych.

Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców w art. 8 wskazują, że dla celów rozliczania czasu pracy i ustalania uprawnienia do wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Możliwość wykluczenia nadgodzin w takim przypadku daje zastosowanie indywidualnego systemu czasu pracy w przedsiębiorstwie. Zgodnie z art. 8 u.c.p.k indywidualny rozkład czasu pracy pracownika ustalany przez pracodawcę może przewidywać różne godziny rozpoczynania i kończenia pracy. W takim przypadku ponowne wykonywanie pracy przez pracownika w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Samo wprowadzenie indywidualnego systemu czasu pracy jest skomplikowane. Przepisy jasno wskazują, że indywidualny rozkład czasu pracy, wprowadza się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, po porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u tego pracodawcy.

Czas pracy kierowców a wynagrodzenie ryczałtowe

Kodeks pracy w art. 151 [1] przewiduje możliwość wypłacenia dodatków z tytułu dyżuru, pory nocnej oraz nadgodzin w formie zryczałtowanej. Jest to dopuszczalne dla pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy. W przypadku kierowców najczęściej stosuje się ryczałt za pracę w porze nocnej, nadgodziny oraz zaliczki za czas dyżuru. Jednocześnie zryczałtowana zaliczka za dyżur może być wliczona do wynagrodzenia minimalnego. Wprowadzenie odpowiedniego zapisu do umowy o pracę może w tym przypadku dawać wymierne oszczędności. Należy pamiętać, że wysokość ustalonego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.

Podsumowując, więc właściwe sporządzenie umów o pracę oraz innych dokumentów pracowniczych, a także prowadzenie ewidencji czasu pracy daje nam możliwość:

  • Wyboru dłuższych okresów rozliczeniowych oraz systemów równoważnego, co wpływa na ograniczenie liczby nadgodzin.
  • Oddawania nadgodzin w zamian za czas wolny.
  • Wprowadzenia indywidualnego systemu czasu pracy celem zmniejszenia liczby nadgodzin dobowych.
  • Lepsze planowanie urlopów, celem zachowania przeciętnie 5 dniowego okresu pracy.
  • Możliwość dostosowania pory nocnej oraz doby niedzielno świątecznej,
  • Wprowadzenie ryczałtów i brak konieczności wypłaty dodatku za dyżur.

Należy pamiętać, że brak jakichkolwiek zapisów tzw. umowa z Internetu powoduje, przyjęcie domyślnych warunków zatrudnienia (system podstawowy, 1 miesięczny okres rozliczeniowy, brak odbiorów, nie wliczenie dyżurów do podstawy wynagrodzenia). Powoduje to najczęściej konieczność zapłaty znacznych kwot dodatków. Umiejętne dobranie parametrów zatrudnienia może natomiast przynieść wymierne oszczędności, rzędu kilkunastu złotych miesięcznie z tytułu zatrudnienia jednego kierowcy.