Czy diety wirtualne należy wpłacać kierowcy
Bardzo często można spotkać się z opinią, że diety wirtualne stanowią część wynagrodzenia kierowcy. W mojej pracy również spotykałem się z listami płac, na których do wypłaty kierowcy była wykazana pozycja o nazwie diety wirtualne. Czy jednak tak sposób postępowania jest poprawny? Poniżej szczegółowe wyjaśnienia. Jednocześnie szczegółowe zasady rozliczania kierowców w ramach pakietu mobilności, zostały przedstawione w kompendium wiedzy.
| Temat właściwego rozliczania płac kierowców został szczegółowo omówiony w publikacji książkowej Rozliczanie czasu pracy kierowców. Kompendium wiedzy. Książka do kupienia w wydawnictwie CeDeWu. |  |
Czym są diety wirtualne
Na początku należy zauważyć, że sama nazwa diety wirtualne to nazwa wymyślona przez branżę transportową w lutym 2022 r. i nie występuje oficjalnie w jakichkolwiek przepisach. Nazwa ta została nadana wskaźnikowi technicznemu służącemu do obliczania podstawy składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz podstawy podatku PIT. Z powodu, że jest to składnik techniczny, to nie stanowi on obowiązkowego elementu wynagrodzenia kierowcy.
Diety wirtualne oblicza się na zasadach zbliżonych, jak należności realne z tytułu podróży służbowej. Wyjątkiem jest tu fakt, że ich wartość nie przysługuje kierowcy, a firma wykonująca przewozy międzynarodowe na ich podstawie dokonuje, jedynie obniżenia podstawy składek na ZUS i NFZ, zgodnie z zasadami przewidzianymi dla pracowników delegowanych.
Na ten moment diety wirtualne oblicza się zgodnie ze stawkami wynikającymi rozporządzeniem MRiPS z dnia 25 października 2022 r. oraz zasadami rozporządzenia MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Oznacza to, że dla każdego kraju przyjmuje się inną stawkę dzienną diety. Natomiast zgodnie z aktualnie procedowaną ustawą o delegowaniu kierowców, stawka diety wirtualnej zostanie określona sztywno i będzie wynosić 60 EUR za każdy dzień pobytu za granicą.
Jak wykorzystać diety wirtualne
Jeżeli kierowca wykonuje przewozy międzynarodowe, przewoźnik powinien oszacować wysokość diet wirtualnych, ponieważ będzie ona potrzebna do obliczenia podstawy składek na ubezpieczenie społeczne oraz podstawy podatku PIT. Właściwe stosowanie odliczeń przynosi realne oszczędności z tytułu obciążeń składkowo-podatkowych. Ogólny schemat stosowania odliczeń z tytułu diet wirtualnych, w ramach składek ZUS i NFZ został przedstawiony poniżej.
Ogólna zasada jest dość prosta w praktycznym zastosowaniu. Jeżeli przychód pracownika przekracza wynagrodzenie przeciętne (6935 zł brutto w 2023 r.), to od przychodu odejmujemy oszacowane diety wirtualne. W sytuacji, gdy uzyskany wynik będzie mniejszy lub równy kwocie wynagrodzenia przeciętnego, to składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne obliczamy od wynagrodzenia przeciętnego. Gdy wartość będzie większa, to składki obliczmy od uzyskanego wyniku. Natomiast jeżeli przychód pracownika nie przekracza przeciętnego wynagrodzenia to składki obliczamy na zasadach standardowych.
Natomiast przy obliczaniu podatku dochodowego PIT-4, od podstawy mamy prawo odjąć 30% obliczonych diet wirtualnych, co powinno zmniejszyć płacony przez pracownika podatek dochodowy. Zasada ta dotyczy jedynie podatku dochodowego płaconego z tytułu umowy o pracę.
Na tym właściwie kończy się zastosowanie diet wirtualnych. Wobec czego uwzględnianie ich na liście płac jako części wynagrodzenia kierowcy nie jest poprawne, a wręcz szkodliwe. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie by kwotę tą traktować jako wynagrodzenie tylko w takim wypadku w całości stanowi przychód pracownika i konieczne jest oszacowanie podatku i składek. Dodatkowo zaliczanie kwoty diet wirtualnych do wynagrodzenia może powodować nieprecyzyjne rozliczenie płacy kierowcy. Zdecydowanie bardziej optymalne jest wykorzystanie dniówek.
Warto więc skontrolować listę płac i sprawdzić, czy wynagrodzenia kierowców naliczane są poprawnie. Może to przynieść bardzo duże oszczędności. Praktyka pokazuje, że nadal wiele biur kadrowo-księgowych nie wyposażyło się w zaktualizowane oprogramowanie i wiedzę niezbędną do rozliczania płac kierowców międzynarodowych. Powoduje to bardzo często naliczanie zbyt dużych obciążeń składkowo-podatkowe, niż wynika to z przepisów prawa. W takim wypadku traci przewoźnik, który opłaca nienależne składki i podatek. Często skala niepoprawnych naliczeń może powodować straty kilku tysiącu złotych miesięcznie.
