Druk A1 wymagany jest dla pracowników wykonujących pracę podlegającą pod przepisy francuskiej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu we Francji (Loi Macron) oraz o płacy minimalnej w Austrii. Zaświadczenie może być wydane jedynie na wniosek zainteresowanej osoby złożony w oddziale lub inspektoracie ZUS. Czas oczekiwania na potwierdzony formularz A1 to ustawowe 7 dni. W przypadkach uzasadnionych ZUS wydaje zaświadczenie szybciej. Należy jednak pamiętać, że szybsze wydanie druku jest tylko dobrą wolą Zakładu Ubezpieczeń Społecznych więc należy postarać się o nie stosunkowo wcześniej.
Od maja 2018 r. nastąpiła zmiana warunków w sprawie wydawania zaświadczeń ZUS A1 dla pracowników z krajów nie będących członkami Unii Europejskiej. Od maja pracodawca może uzyskać druk A1 dla takiego pracownika w przypadku gdy przedłoży do Zakładu Ubezpieczeń społecznych następujące dokumenty:
- Certyfikat rezydencji podatkowej – wydawany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa według miejsca siedziby/ zamieszkania podatnika. Wydanie certyfikatu może nastąpić w przypadku gdy pracownik obcokrajowiec będzie dokonywał rozliczenia swoich dochodów w całości w Polsce. Rezydencja podatkowa dotyczy wszystkich osób, które przebywają na terenie Polski przynajmniej 183 dni w roku podatkowym. W celu uzyskania certyfikatu, a także warunków jego wydania zaleca się kontakt z właściwym urzędem skarbowym.
- Dokument stwierdzający legalność pobytu – zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt czasowy oraz pracę, wiza wydana w celu wykonywania pracy.
- Formularz US-54.
W przypadku przedłożenia wyżej wskazanych dokumentów, Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyda druk ZUS A1 dla pracownika.
Od 1 kwietnia 2017 r. obowiązuje art. L. 114-15-1 francuskiego Kodeksu zabezpieczenia społecznego. Zgodnie z tym przepisem osoby zatrudnione lub pracujące na własny rachunek, które wykonują pracę we Francji i podlegają ustawodawstwu innego państwa członkowskiego lub, w przypadku ich braku, ich pracodawca lub przedstawiciel pracodawcy we Francji, muszą dostarczyć inspektorom kontroli formularz dotyczący właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego. Niedostarczenie tego dokumentu przez pracownika, pracodawcę lub przedstawiciela pracodawcy we Francji w trakcie kontroli, będzie skutkowało nałożeniem kary. Kara nie będzie stosowana jeśli w trakcie kontroli zostanie dostarczony dowód złożenia wniosku o formularz, o którym mowa wyżej, a formularz będący rezultatem tego wniosku, zostanie wydany w trakcie okresu dwóch miesięcy od tej kontroli. Zakład Ubezpieczeń Społecznych wydaje potwierdzenie złożenia formularza na wniosek zainteresowanego. Należy więc zwrócić się z prośbą o wystawienie potwierdzenia.
Od 29 września 2020 Zakład Ubezpieczeń Społecznych wprowadził uproszczoną formę składania wniosków o wydanie druku A1 poprzez PUE ZUS. Aktualnie jest to najsprawniejszy sposób uzyskania zaświadczenia A1. W celu złożenia wniosku o wydanie druku A1 należy:
- Zalogować się poprzez Profil Zaufany lub podpis elektroniczny na stronie PUE ZUS
- Po prawej stronie należy kliknąć na opcję Kreator wniosków, a następnie Pokaż
- Wybieramy dane firmy występującej o zaświadczenie i przechodzimy Dalej
- Następnie odpowiadamy na następujące pytania:
– wniosek dotyczy: zaznaczamy dla kogo firma chce uzyskać wniosek
– okres: standardowo wskazujemy 12 miesięcy
– praca w państwach: dla kierowców zwykle wybieramy opcję praca w kilku państwach - W kolejnym oknie podajemy dane pracownika, w przypadku obcokrajowców zaznaczamy Wniosek dotyczy obywatela państwa trzeciego
- Następnie uzupełniamy pozostałe dane i wysyłamy formularz.
Standardowa procedura wydania potwierdzonego druku A1 obejmuje:
- złożenie wniosku US-4 o wydanie druku A1 – wzory dostępne na stronie.
- złożenie formularza US-55 dla pracownika mającego obywatelstwo w kraju UE lub
- Formularz US-54 – dla obcokrajowca.
- przedstawienie umowy o pracę;
- przedstawienia certyfikatu rezydencji podatkowej dla obcokrajowca;
- przedstawienie zezwolenia na pobyt stały, zezwolenia na pobyt czasowy oraz pracę, wizy wydana w celu wykonywania pracy dla obcokrajowca;
Jednocześnie poszczególne oddziały ZUS mogą wymagać przedstawienia innych dokumentów i oświadczeń, zaleca się kontakt z właściwym oddziałem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu ustalenia niezbędnej dokumentacji.
Poniżej przykład informacji wpisywanych na druku ZUS A1
Sekcja 1 Dane osobowe
1.1. Osobisty numer identyfikacyjny – podajemy PESEL pracownika.
1.2 do 1.8.4 – podajemy dane identyfikacyjne pracownika.
1.9 – nie podajemy nic jeżeli nie jesteśmy w stanie ustalić adresu, w którym będzie wykonywana praca (zwykle w transporcie kierowca wykonuje pracę w wielu miejscach).
Sekcja 2 USTAWODAWSTWO PAŃSTWA CZŁONKOWSKIEGO MAJĄCE ZASTOSOWANIE
2.1. Wpisujemy Polska.
2.2 i 2.3 data rozpoczęcia i zakończenia delegowania – nie może być dłuższa niż 12 miesięcy.
Zgodnie z rozporządzeniem 883/2004, wskazany w zaświadczeniu okres nie może przewyższać okresu 12 miesięcy kalendarzowych.
Zaznaczamy opcję 2.4.
Sekcja 3 POTWIERDZENIE PANA/PANI STATUSU
Zaznaczamy opcję 3.2.
Sekcja 4 INFORMACJE O PRACODAWCY / PRACY NA WŁASNY RACHUNEK
Zaznaczamy 4.1.1 Pracownik najemny.
4.2 do 4.4.4 podajemy dane pracodawcy.
Sekcja 5 INFORMACJE O PRACODAWCY / PRACY NA WŁASNY RACHUNEK W MIEJSCU WYKONYWANIA PRACY
5.1 – możemy pozostawić puste
5.2. Można wpisać Transport międzynarodowy ładunków – praca będzie wykonywana w różnych krajach UE, EOG i Szwajcarii lub symbole krajów (np. BE\FR\DE).
Zaznaczamy 5.3 “lub informacja o braku stałego adresu w państwie(-ach) wykonywania pracy najemnej lub pracy na własny rachunek”.
Sekcja 6. INSTYTUCJA WYPEŁNIAJĄCA FORMULARZ
Należy podać dokładne dane Jednostki Organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, która wyda zaświadczenie.
W celu ustalenia Identyfikator instytucji można posłużyć się stroną.
Druk A1 dostarczamy do ZUS w 4 kopiach.
Osoby posiadające podpis elektroniczny i konto w PUE ZUS mogą złożyć dokumenty w sposób elektroniczny. W tym celu należy się zalogować poprzez https://pue.zus.pl/portal/logowanie.npi
Przykładowo wypełnione zaświadczenie. Wzór można pobrać również w formacie PDF.
A1_instrukcja