Umowa o pracę stanowi podstawowy dokument regulujący stosunek pracy w przedsiębiorstwie. Udział naszej firmy w licznych kontrolach PIP podczas, których reprezentowaliśmy naszych klientów pokazuje, że nie zawsze tzw. umowa z Internetu lub programu kadrowego jest wystarczająca dla kierowców zawodowych. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych kwestii związanych z tworzeniem właściwych umów:
- Wymiar czasu pracy – powinien być dokładnie sprecyzowany w każdej umowie. Często zdarza się, że firmy pomijają ten element w zawartych umowach.
- Wynagrodzenie – firma zobowiązana jest dokładnie określić wysokość oraz składniki wynagrodzenia, które będą przysługiwały kierowcy. Istnieją dwie metody określenia wynagrodzenia:
- Wynagrodzenie podstawowe – w takim przypadku przedsiębiorstwo zobowiązane jest do naliczenia i wypłaty dodatkowych składników wynagrodzenia takich jak: nadgodziny, dyżur, pora nocna. Składniki te częściowo naliczane są w systemie miesięcznym oraz niektóre np. nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego.
- Ryczałtowa – przedsiębiorstwo wypłaca kierowcy ryczałt z tytułu nadgodzin, pory nocnej oraz dyżuru, a następnie na koniec okresu rozliczeniowego dokonuje ich rozliczenia. Jeżeli kwota wypłaconych ryczałtów jest za niska powinno nastąpić wyrównanie. Inspekcja Pracy stoi na stanowisku, że sama wypłata ryczałtów nie zwalnia z faktycznego oszacowania należnych składników i wypłaty wyrównania. Inspektorzy PIP bardzo często dokonują takiego oszacowania.
W przypadku wyboru formy ryczałtowej, która jest bardziej korzystna w transporcie drogowym należy pamiętać o dokładnym określeniu wysokości ryczałtów. Istnieje również możliwość wliczenia ryczałtu za dyżur do podstawy wynagrodzenia (płacy minimalnej). Nie dokonanie właściwego zapisu powoduje, że dodatek za dyżur należy wypłacać jako dodatkowy składnik.
Firma może również określić w umowie zasady wypłaty premii uznaniowej. Nigdy nie może natomiast wskazać, że wynagrodzenie zależy od liczby przejechanych kilometrów, ponieważ taki zapis jest niedozwolony ( w opinii organów kontrolnych mógłby zachęcać kierowców do łamania przepisów w celu wyższego zarobku).
- Inne warunki zatrudnienia powinny określać w szczególności
- Wysokość diet krajowych i zagranicznych
- Wysokość ryczałtów za nocleg, jeżeli firma stosuje.
- Zasady rozliczania delegacji (kurs waluty, sposób liczenia odcinków zagranicznych)
W tej sytuacji, jeżeli przewoźnik nie dokona zapisu o wysokości diet przyjmuje się, że płaci maksymalną stawkę diet określoną na zasadach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Termin rozpoczęcia pracy należy dokładnie określić i wskazać w umowie.
W przypadku firm nie stosujących regulaminów wynagradzania, należy kierowcy przekazać również informację dodatkową o warunkach zatrudnienia. Informacja ta powinna zawierać spersonalizowane dane takie jak:
- system czasu pracy,
- długość okresu rozliczeniowego,
- dokładnie określony dzień wypłaty wynagrodzenia – niedopuszczalny jest zapis w postaci “do 10 każdego miesiąca”, “do 1 każdego miesiąca” itp. Należy wskazać, że wypłata dokonywana jest np. 10 dnia każdego miesiąca, 1 dnia każdego miesiąca.
- wymiar przysługującego urlopu
- długość okresu wypowiedzenia,
- okres pory nocnej,
- wymiar roczny nadgodzin.
Wskazane informacje nie wyczerpują całkowicie tematu, lecz stanowią ogólny pogląd na podstawowe elementy umów, które bardzo często są pomijane. Należy pamiętać, że co nie zostanie zapisane w umowie, może być uwzględniane w przypadku sporów na korzyść pracownika.