Analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców
Czas pracy kierowców i właściwe rozliczanie kierowców stanowi jedne z najważniejszych zagadnień, jakie muszą opanować zarówno właściciele, spedytorzy, osoby zarządzające transportem oraz księgowi. Mnogość reguł i norm prawnych zarówno krajowych, jak i międzynarodowych powoduje, że każdy zajmujący się przewozem drogowym ładunków musi posiadać niezwykle szeroką interdyscyplinarną wiedzę. Jednocześnie poprawna analiza i rozliczanie czasu pracy kierowców przekłada się na wymierne korzyści finansowe dla przedsiębiorstw transportowych. Właściwie rozliczając czas pracy kierowców i naliczając wynagrodzenia, można optymalizować koszty oraz podatki. Poniżej przybliżymy proces właściwego rozliczania czasu pracy kierowców.
| Poprawne rozliczenie czasu pracy kierowców, a ulgi w składkach ZUS
Dzięki zastosowaniu ulg dla kierowców międzynarodowych przewoźnicy drogowi mogą uzyskać dodatkowe korzyści podatkowe i składkowe. Wskazane korzyści związane są z tym, że podatek od pracownika będzie wynosił 12%, dodatkowo część przychodu kierowcy ponad prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie w danym roku jest zwolnione z podatku (30% diet wirtualnych). W przypadku kierowców wykonujących przewozy krajowe, część wynagrodzenia może być rozliczona jako zwolniony z podatku i składek zwrot kosztów podroży służbowej (delegacja). |
Dane z kart kierowców, tachografów oraz telematyki na potrzeby rozliczenia czasu pracy kierowców
Poprawne rozliczenie czasu pracy kierowców, wymaga zgromadzenia oraz przeanalizowania danych dotyczących aktywności kierowców. Dane na potrzeby rozliczenia kierowców obejmują:
- Dane z kart kierowców oraz tachografów cyfrowych, które zgodnie z art. 48 ustawy o tachografach podmiot wykonujący przewozy powinien pobierać dane z tachografów cyfrowych i kart kierowców z częstotliwością raz na 90 dni w przypadku danych z pamięci wewnętrznej tachografu cyfrowego oraz raz na 28 dni w przypadku danych z karty kierowcy. W odczytach z kart kierowców oraz tachografów cyfrowych znajdują się dane dotyczące okresów jazd, odpoczynków, przerw oraz dyspozycji. Dane te są tożsame – na tachografie zapisuje się kopia danych z karty kierowcy. Dodatkowo dane cyfrowe przechowują również dane o krajach rozpoczęcia/zakończenia oraz przekroczeniu granic. Dane cyfrowe można pobrać przy pomocy czytnika lub zdalnie za pomocą odpowiednego modułu GSM. Dobrze jest pobierać dane z kart kierowców minimum dwa razy w miesiącu. Pozwoli to na zachowanie wszystkich niezbędnych informacji na potrzeby rozliczenia kierowców, takich jak informacje o przejściach granicznych.
- Dane z GPS – dane z systemów telematycznych stanowią pomocniczy zakres informacji koniecznych do rozliczenia kierowców. W zależności od dostawcy systemu w ramach danych z GPS można uzyskać bardziej precyzyjne informacje o przejściach granicznych oraz wykonanych załadunkach i rozładunkach.
- Informacja o załadunkach i rozładunkach – sporządzenie informacji o rozładunkach i załadunkach konieczne jest w przypadku, gdy firma wykonuje przewozy mieszane (cross-trade i kabotaż oraz bilateralne). W takim wypadku na podstawie informacji o rozładunkach i załadunkach wyłącza się z rozliczenia kierowcy czas, za który nie należy się płaca sektorowa (tranzyty i przewozy bilateralne).
- Dane dotyczące nieobecności oraz zatrudnienia kierowców, takie jak wykaz dni urlopowych, zwolnień chorobowych oraz innych informacji mających wpływ na wymiar pracy i okres zatrudnienia.
| Problem z odczytem danych z karty, a rozliczanie czasu pracy kierowców
W przedsiębiorstwie transportowym zdarzają się sytuacje, gdy kierowca porzuci stanowisko pracy i nie udostępni danych do odczytu. W takiej sytuacji przewoźnik powinien wysłać pisemne wezwanie, za potwierdzeniem odbioru. Rozliczenie czasu pracy kierowcy, w takim wypadku należy wykonać w oparciu o dane pobrane z tachografu. |
Wstępna weryfikacja oraz analiza danych
Dane dotyczące pracy, wymagają zweryfikowania za nim zostaną wykorzystane do rozliczenia kierowców. W pierwszym etapie należy sprawdzić kompletność danych (czy obejmują cały okres rozliczeniowy) oraz poprawności. W kolejnym etapie dokonuje się weryfikacji naruszeń. Naruszenia powinny być sprawdzone pod kątem ich ewentualnego wpływu na efekt rozliczenia. Konieczne jest skorygowanie niepoprawnych wpisów aktywności kierowców, uzupełnienie wpisów krajów i granic oraz dodanie brakujących aktywności związanych z dojazdami i powrotami od pojazdu do bazy przedsiębiorstwa. Na tym etapie dokonuje się również opisu i analizy powstałych naruszeń, sporządzenia kar porządkowych oraz weryfikacji okresów jazdy bez zalogowanej karty. W jaki sposób opisać wydruki można przeczytać, w artykule na temat możliwości przedłużenia pracy kierowcy o dwie godziny.
| Dojazd samochodem osobowym lub innym środkiem transportu do pojazdu
Kierowca zapisuje jako inną pracę czas spędzony na prowadzeniu pojazdu osobowego lub jako gotowość czas spędzony podczas podróży pojazdem, jako pasażer. Należy o tym pamiętać, w sytuacji gdy kierowcy są transportowanie z oraz do bazy przedsiębiorstwa. W przypadku braku takich wpisów, na etapie rozliczenia czasu pracy kierowców, konieczne jest ich uzupełnienie. |
Uzupełnianie nieobecności kierowców oraz weryfikacja odcinków zagranicznych i krajowych
W kolejnym etapie dane należy uzupełnić o nieobecności kierowców (np. urlopy, zwolnienia chorobowe). Dokonuje się również weryfikacji odcinków krajowych i zagranicznych. W przypadku przewozów krajowych sporządzane są delegacje kierowców. Dla odcinków zagranicznych natomiast konieczne jest zweryfikowanie odcinków przewozów tranzytowych i bilateralnych w oparciu o ewidencję załadunków i rozładunków. Więcej o rodzajach przewozów można przeczytać w artykule o rodzajach przewozów w ramach pakietu mobilności.
|
Brak wniosków urlopowych W sytuacji gdy pracownik nie podpisał wniosku urlopowego, a pracodawca uznał dzień wolny od pracy za udzielony urlop (przykładowo wolny tydzień w organizacji przewozów w systemie 3+1), pracownik ma prawo domagać się roszczenia za niewykorzystany urlop, a przy zwolnieniu za ekwiwalent z tego tytułu. W procesie rozliczania czasu pracy kierowców, konieczne jest więc sporządzenie odpowiednich wniosków oraz przekazanie ich do podpisu wraz z ewidencją czasu pracy. Więcej o urlopach kierowców, możesz przeczytać w poradniku na temat rozliczania wynagrodzeń urlopowych. |
Rozliczenie ewidencji czasu pracy oraz ewidencji płac sektorowych
W oparciu o zgromadzone dane dokonuje się oszacowania ewidencji czasu pracy kierowcy. Poprawnie sporządzona ewidencja czasu pracy powinna obejmować następujące informacje:
- liczbę przepracowanych godzin oraz
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
- liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem, czy jest to dyżur pełniony w domu,
- rodzaj i wymiar zwolnień od pracy
- liczbę godzin nadliczbowych,
- wykaz dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
- wymiar innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
Ewidencję czasu pracy prowadzi się w postaci papierowej lub elektronicznej i przechowuje w siedzibie firmy przez okres 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego oraz udostępnia kierowcy na jego wniosek. Zaleca się także, aby kierowca co miesiąc po zapoznaniu się z ewidencją wyraził fakt jej akceptacji poprzez podpis. Pozwoli to uniknąć ewentualnych roszczeń. Do ewidencji dołącza się wnioski urlopowe oraz o odbiór nadgodzin.
Dla kierowców wykonujących przewozy kabotażowe oraz cross-trade dodatkowo konieczne jest sporządzenie ewidencji czasu pracy za granicą. W ramach wskazanej ewidencji wskazuje się dni oraz godziny w jakich była wykonywana praca w danym kraju. Dodatkowy dokonuje się rozliczenia wszystkich elementów płacy sektorowej obowiązujących kierowców w danym kraju.
Rozliczenie listy płac oraz naliczenie składek ZUS i podatku dochodowego
W oparciu o przygotowaną ewidencją czasu pracy sporządza się listę płac kierowców, z uwzględnieniem szczególnych zasad naliczania składek i podatku dochodowego dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Bardzo ważne jest właściwe zastosowanie przepisów oraz odpowiednie ujęcie składników wynagrodzeń w raportach ZUS, ponieważ wpływają one na wysokość obciążeń składkowych i podatkowych. Warto, aby na liście płac ująć informację o wysokość wynagrodzenia zasadniczego wraz z dodatkami oraz wysokości płac sektorowych dla poszczególnych krajów. Więcej jak poprawnie rozliczyć składki ZUS i podatek dochodowy od płac kierowców możesz przeczytać w opracowaniu o pakiecie mobilności.
| Temat rozliczania czasu pracy kierowców został szczegółowo omówiony w publikacji książkowej Rozliczanie czasu pracy kierowców. Kompendium wiedzy. Książka do kupienia w wydawnictwie CeDeWu. |  |
