Zakład Ubezpieczeń Społecznych w ostatnim czasie wszczyna coraz więcej postępowań wyjaśniających dotyczących firm transportowych. Kontrole dotyczą zmian w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców, które obowiązują od 2022 r. i związane są z Pakietem mobilności.
Dowiedz się jak poprawnie rozliczać płace kierowców
Kto może zostać skontrolowany przez ZUS
Kontrole dotyczą głównie firm wykonujących przewozy międzynarodowe, szczególnie tych które uzyskiwały zaświadczenia A1 z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo od 16 maja 2021 na formularzach zgłoszeniowych ZUA trzeba podawać informację o kodzie zawodu, wykonywanym przez pracownika. Dodając do tego bazę dany KREPTD, gdzie znajdują się dane o firmach posiadających licencję międzynarodową ZUS w łatwy sposób może wytypować firmy, w których występują nieprawidłowości.
ZUS wysyła pisma głównie do firm, które wykonują transport drogowy, a składki odprowadzają od kwot niższych niż wynagrodzenie przeciętne. Obowiązkiem firmy jest wykazanie na jakiej podstawie została ustalona podstawa składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zakład Ubezpieczeń Społecznych oczekuje przedstawienia takich dokumentów jak ewidencje czasu pracy, potwierdzenia obliczenia diet, ewidencji pracy za granicą. Kontrole obejmują okres od lutego 2022.
Jak radzić sobie z kontrolami ZUS
Przede wszystkim należy poprawnie rozliczać i wypłacać wynagrodzenie dla kierowców zatrudnionych w firmie. Od początku wejścia w życie stosujemy rozliczanie wynagrodzeń kierowców w oparciu o kwoty netto (faktycznie wypłacone). Takie rozwiązanie ma kilka zalet:
- Umożliwia zaksięgowanie w koszty działalności całej płacy (wpływa na spadek składki NFZ pracodawcy i podatku dochodowego);
- Zmniejsza rotację pracowników (jasne i przejrzyste zasady płacy to zadowolony pracownik);
- Chroni firmę przed roszczeniami pracowników i kontrolami służb krajowych i zagranicznych.
Firma, która poprawnie rozlicza wynagrodzenia kierowców, w większości przypadków nie otrzyma wezwanie od ZUS lub nawet jeśli otrzyma to bez kontrola ograniczy się do przesłania dokumentów. Również PIP coraz częściej w trakcie kontroli zwraca uwagę na poprawność rozliczenia płac zagranicznych, a w przypadku braku stosownej dokumentacji zwraca się z udostępnieniem wyjaśnień.
Kontrole służb zagranicznych przez IMI
W ostatnim czasie notujemy również coraz więcej kontroli płac zagranicznych z systemu IMI. Kontrole prowadzone są głównie przez duńską inspekcję pracy. Jest to kolejny argument, że zdecydowanie lepiej, jest rozliczać poprawnie czas pracy kierowców oraz wynagrodzenia. W przypadku kontroli służb zagranicznych, brak poprawnie rozliczonej płacy może skutkować wysokimi karami, a nawet utratą dobrej reputacji.
| Temat rozliczania czasu pracy kierowców w ramach pakietu mobilności oraz kontroli służb krajowych i zagranicznych, został szczegółowo omówiony w publikacji książkowej Rozliczanie czasu pracy kierowców. Kompendium wiedzy. Książka do kupienia w wydawnictwie CeDeWu. |  |
