Spis treści

  1. Kogo będą dotyczyły przepisy Pakietu mobilności ?
  2. Kogo będą dotyczyły przepisy wprowadzone przez nowelizowaną ustawę o czasie pracy kierowców, likwidujące podróże służbowe ?
  3. Czy w związku z wejściem nowych przepisów od 2 lutego 2021 r. należy zmienić umowy o pracę?
  4. Jak wypłacać wynagrodzenie od 2 lutego 2022 r. ?
  5.  W jaki sposób będzie rozliczany ZUS ?
  6. Czy będą ulgi lub preferencje podatkowe dla kierowców ?
  7. Czy koszty prowadzenia działalności wzrosną ?
  8. Co z kierowcami, którzy mają długi?
  9. Co z kierowcami samozatrudnionymi (bez własnego pojazdu i licencji) ?
  10. Co z wynagrodzeniem chorobowymi i wynagrodzeniem urlopowym ?
  11. Co się zmieni w kwestii rozliczania kierowców?
  12. Jak wygląda sprawa zgłoszeń kierowców od lutego 2022 r. ?

Kogo będą dotyczyły przepisy Pakietu mobilności ?

Przepisy będą dotyczyły wszystkich przewoźników drogowych – zarówno tych wykonujących przewozy pojazdami do 3,5 tony jak i powyżej 3,5 tony. Oznacza to, że również przewoźnicy wykonujący transport busami zostaną objęci okresem zamrożenia kabotażu na 4 dni oraz koniecznością rozliczenia i wypłaty płacy zagranicznej za okresy wykonywania przewozów kabotażowych i cross-trade (przerzuty).

Kogo będą dotyczyły przepisy wprowadzone przez nowelizowaną ustawę o czasie pracy kierowców, likwidujące podróże służbowe ?

Ustawa o czasie pracy kierowców dotyczy:

  • Kierowców zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę (w tym kierowców wykonujących przewozy pojazdami do 3,5 t),
  • Kierowców samozatrudnionych (kierowca nie posiada pojazdu i licencji) oraz właścicieli JDG (kierowca posiada własny pojazd i licencję),
  • Kierowców na umowach zlecenie,
  • Kierowców zatrudnionych w ramach innych form.

Likwidacja delegacji będzie dotyczyła wszystkich wskazanych form zatrudnienia. Przyjęcie ustawy w kształcie, w jakim została przegłosowana w Sejmie (w dniu 15.12.2021) praktycznie likwiduje podróże służbowe w transporcie międzynarodowym. Przepisy zostały tak sformułowane, że nie ma żadnej możliwości ich obejścia lub innej interpretacji. Przyjęcie zapisów wskazanych w ustawie, stwierdzających że kierowca wykonujący transport międzynarodowy nie jest w podróży służbowej. Kończy to całkowicie więc temat diet i ryczałtów noclegowych w przypadku kierowców wykonujących transport międzynarodowy.

Należy pamiętać, że kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe w ramach jednoosobowych działalności (posiadający pojazd i licencję) również nie będą w podróży służbowej. Nie będą więc mogli uwzględniać w kosztach podatkowych diet.

Delegacje zostaną tylko utrzymane dla przewozu krajowego na dotychczasowych zasadach – trzeba pamiętać, że przewóz krajowy to taki przewóz który w całości odbywa się na terenie kraju.

Od 2 lutego 2022 r. dla przewozów międzynarodowych niezależnie od formy zatrudnienia i rodzaju przewozu delegacje przestaną istnieć. Będzie to dotyczyło również firm wykonujących przewozy poza Unię Europejską (np. Białoruś / Rosja / Ukraina)

Czy w związku z wejściem nowych przepisów od 2 lutego 2021 r. należy zmienić umowy o pracę?

Umowy o pracę powinny być zmodyfikowane, choć są to co do zasady zmiany kosmetyczne w strukturze wynagrodzeń (np. usunięcie dyżuru z płacy minimalnej, likwidacja premii za pracę za granicą).

W przypadku, gdy kierowca będzie wykonywał tylko przewozy typu import – export (przewozy bilateralne) wynagrodzenie na umowie może zostać podwyższone. Zaleca się jednak by wprowadzić dodatkowy składnik zastępujący diety w postaci np. premii za każdy dzień pracy za granicą. Dzięki temu, będą mogli Państwo zastosować dotychczasowe zasady, rozliczania się z kierowcami.

Przykład

Zgodnie z umową kierowca otrzyma:

Wynagrodzenie zasadnicze – 3010,00 zł brutto

Dodatek za dyżur – 250,00 zł brutto

Dodatek za nadgodziny – 300,00 zł brutto

Premia za pracę za granicą – 200,00 zł brutto/netto za każdy dzień

Premia uznaniowa (np. za przestrzeganie przepisów)

W przypadku wykonywania przewozów typu cross-trade (przerzuty) oraz kabotaż zaleca się zmniejszenie polskiej płacy na umowie o pracę (jeżeli kierowca ma wyższą płacę brutto) ponieważ dodatkowo konieczne będzie uwzględnienie wynagrodzeń zagranicznych.

Przykład

Zgodnie z umową kierowca otrzyma:

Wynagrodzenie zasadnicze – 3010,00 zł brutto

Dodatek za dyżur – 250,00 zł brutto

Dodatek za nadgodziny – 300,00 zł brutto

Wynagrodzenie za cross-trade / kabotaż – zgodnie z godzinami pracy

Premia uznaniowa (np. za przestrzeganie przepisów)

Istnieje możliwość by za godziny zagraniczne wypłacić kierowcy zaliczkę np. 200 zł za dzień. W sytuacji, gdy w wyniku wyliczeń wypłacona zaliczka będzie zbyt niska, kierowca otrzyma dopłatę. Natomiast gdy będzie zbyt wysoka, zostanie rozliczona jako premia uznaniowa.

W żadnym wypadku nie należy wpisywać wysokich kwot, niezależnych od efektów pracy (np. wynagrodzenia zasadniczego na poziomie 5000-6000 zł brutto).

Usunięcie delegacji spowoduje, że system rozliczania wynagrodzeń będzie bardziej przejrzysty. W wielu przypadkach nic się nie zmieni w stosunku do bieżących zasad. Jeżeli kierowca otrzymuje za dzień pracy np. 250-300 zł to w większości sytuacji, trzeba będzie jedynie poprawnie rozksięgować wypłacone wynagrodzenie i rozliczyć godziny pracy. Wynagrodzenie na poziomie 250-300 zł/dzień ogólnie powinno objąć większość wyrównań z tytułu płac zagranicznych. 

Jak wypłacać wynagrodzenie od 2 lutego 2022 r. ?

Najbardziej preferowaną formą powinien być przelew na konto pracownika. Wypłata w innej formie może narazić firmę na poważne konsekwencje, zwłaszcza w sytuacji, gdy nie będzie możliwości udowodnić faktu wypłacenia środków. Wszystkie wypłacone środki powinny być udokumentowane dokumentami księgowymi.

Należy pamiętać, że w przypadku kontroli, należy okazać potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia! Nie wolno wypłacać kierowcy jakichkolwiek środków bez potwierdzenia. Wypłata pieniędzy bez potwierdzenia może skutkować bardzo poważnymi konsekwencjami finansowymi!

 W jaki sposób będzie rozliczany ZUS ?

Zgodnie z proponowanymi w ustawie zmianami, ZUS co do zasady będzie płacony od kwoty nie większej niż przeciętne wynagrodzenie (5922 zł brutto w 2022 r.). Jeżeli kierowca zarobi w danym miesiącu mniej niż 5.922 zł brutto to ZUS zostanie opłacony od faktycznej kwoty wynagrodzenia (np. 4000 zł brutto), jeżeli więcej to tylko od kwoty 5.922 zł brutto.

Zasada ta będzie miała zastosowanie do znacznej większości kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Wyższa podstawa składek może dotyczyć jedynie kierowców, którzy mają wysokie wynagrodzenia, a stosunkowo krótko przebywają za granicą. W takim wypadku w zależności od liczby dni pracy za granicą w danym miesiącu, podstawa może się zwiększyć. Również kierowcy o wysokich wynagrodzeniach powyżej 11000-12000 zł netto będą mieć opłacane składki od wyższych płac.

Limit składek dotyczy również kierowców pracujących w oparciu o umowy zlecenie.

Czy będą ulgi lub preferencje podatkowe dla kierowców ?

Przewoźnik obliczając wynagrodzenie kierowcy, będzie mógł skorzystać z ulgi podatkowej (kwoty wolnej od podatku), która w przypadku kierowców wynosi 30% należnych diet (diet, które przysługiwałyby za każdy dzień pracy za granicą). Kierowca zapłaci więc faktycznie dużo niższy podatek dochodowy.

Ze wskazanej preferencji nie mogą korzystać zleceniobiorcy i osoby samozatrudnione. Najbardziej opłacalną formą zatrudnienia w przypadku kierowców będzie więc umowa o pracę.

Czy koszty prowadzenia działalności wzrosną ?

Wzrost kosztów będzie dotyczył głównie wzrostu składek ZUS, opłacanych od wynagrodzenia kierowców do kwoty 5922 zł brutto. Sama wysokość wynagrodzeń w większości przypadków nie powinna się zmienić (wzrost wynagrodzeń może ewentualnie dotyczyć kierowców wykonujących bardzo intensywne przewozy kabotażowe i cross-trade na terenie krajów takich jak Szwecja, Dania, Norwegia – gdzie występuje wysoka stawka wynagrodzenia dla kierowców).

Realny wzrost kosztów w stosunku do stanu dzisiejszego nie powinien przekroczyć, w przypadku kierowcy zarabiającego 7500 zł na rękę, kwoty 1700 zł.  Po uwzględnieniu możliwości odliczenia całej kwoty wynagrodzenia i składek od kosztów uzyskania przychodu, kwota ta powinna wynieść około 1000-1200 zł miesięcznie.

Firmie nie opłaci się również wypłacanie wynagrodzenia w formie tzw. pod stołem lub w kopercie. Uwzględniając zmiany podatkowe Nowego Ładu najkorzystniej będzie wykazać, całe faktycznie wypłacone wynagrodzenie.

Co z kierowcami, którzy mają długi?

Jedynym wyjściem jest porozumienie kierowcy z wierzycielem / komornikiem w sprawie spłaty zobowiązań np. na raty. Kierowca, który ma długi może zostać ewentualnie skierowany do wykonywania przewozów krajowych lub bilateralnych. 

Należy pamiętać, że nie rozliczenie i wypłacenie należnego wynagrodzenia dla kierowcy (szczególnie gdy wykonuje cross-trade i kabotaż) będzie narażało firmę na bardzo poważne konsekwencje finansowe! Zdecydowanie odradzam wypłacanie takiemu kierowcy minimalnej krajowej, ponieważ w przypadku potencjalnej kontroli lub donosu firma będzie zobowiązana do wyrównania należnego wynagrodzenia. Kwota takich roszczeń za rok może wynieść nawet 100 tys. zł.

Co z kierowcami samozatrudnionymi (bez własnego pojazdu i licencji) ?

Odradza się stosowanie samozatrudnienia w przypadku wykonywania przewozów cross-trade i kabotaży, ponieważ kierowcy samozatrudnieni mogą być uznani za osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę ze wszystkim tego konsekwencjami.

Samozatrudnienie może być stosowane w przypadku przewozów import-export (przewozy bilateralne).

Co z wynagrodzeniem chorobowymi i wynagrodzeniem urlopowym ?

Podstawę wynagrodzenia chorobowego kierowców będzie stanowiła kwota nie wyższa niż 5922 zł brutto – w pierwszym roku funkcjonowania przepisów należy pamiętać, że podstawę świadczenia chorobowego ustala się na podstawie ostatnich 12 miesięcy.

Podstawę wynagrodzenia urlopowego będzie stanowiła cała kwota wynagrodzenia kierowcy z okresu 3 ostatnich miesięcy.

Należy od lutego 2022 r. pilnować, by kierowcy na bieżąco odbierali dni urlopowe – np. 2 dni miesięcznie w dni wole!

Zarówno więc wynagrodzenie chorobowe, jak i urlopowe wzrośnie w stosunku do stanu bieżącego.

 

Prowadzę działalność gospodarczą i sam prowadzę pojazd. Wykonuje przewozy międzynarodowe. Czy mogę rozliczać diety w koszty uzyskania przychodu po 2 lutym 2022 r. ?

Niestety odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna z powodu braku stanowiska Ministerstwa Finansów. Opierając się na dostępnych interpretacjach KAS, można przyjąć taką możliwość. Warto zwrócić uwagę choćby na interpretację 0115-KDIT3.4011.178.2022.1.AD. Sprawę zaliczenia diet właściciela JDG w koszty uzyskania przychodu należy skonsultować z kancelariami świadczącymi usługę doradztwa podatkowego lub biurem rachunkowym. Ewentualnie należy skierować pismo o wydanie interpretacji indywidualnej do KAS.

Co się zmieni w kwestii rozliczania kierowców?

W  zakresie rozliczania kierowców nadal trzeba będzie ustalić kwotę dodatków do wynagrodzenia krajowego (nadgodziny, dyżur i dodatek z tytułu pracy w porze nocnej) oraz prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy.

Dodatkowo konieczne będzie naliczenie wynagrodzenia zagranicznego za odcinki typu cross-trade i kabotaże.

Do obliczenia podstawy składek i podatku dochodowego od wynagrodzenia, będzie potrzebna informacja na temat wysokości wypracowanych przez kierowcę diet (informacja techniczna).

W ramach rozliczeń będziemy przesyłać następujące informacje:

  • Wysokość brutto wynagrodzenia krajowego
  • Wysokość brutto wynagrodzenia międzynarodowego (jeżeli firma wykonuje cross-trade lub/i kabotaż)
  • Ewentualne przeksięgowanie wypłaconego wynagrodzenia na premię i inne dodatki.
  • Informację o wysokości przysługujących kierowcy diet, konieczną do obliczenia ulgi podatkowej dla kierowcy i podstawy składek ZUS – tych diet nie wypłacamy! To tylko informacja techniczna dla biura rachunkowego / kadrowego.

Wskazane informację będą musiał być przekazane do biura rachunkowego/kadrowego celem naliczenia składek ZUS i podatku od wynagrodzeń kierowców. Należy upewnić się, czy program kadrowo-płacowy wykorzystywany przez biuro rachunkowe jest dostosowany do rozliczania wynagrodzeń osób delegowanych. Jeżeli nie posiada takiej opcji, należy skontaktować się z producentem lub dokonać ewentualnej aktualizacji.

Jak wygląda sprawa zgłoszeń kierowców od lutego 2022 r. ?

Od dnia 2 lutego przestaną funkcjonować dotychczasowe zgłoszenia kierowców. Nie będzie również obowiązku posiadania przedstawiciela.

W styczniu zostanie udostępniony system IMI w polskiej wersji językowej. Firma będzie musiała zarejestrować się w systemie i za jego pośrednictwem dokonywać zgłoszeń. Proces zgłoszenia będzie bardzo prosty i będzie wymagał:

  • podania danych osobowych kierowcy,
  • przypisania do kierowcy pojazdów, które będzie prowadził,
  • wybrania kraju w jakim będzie wykonywał przewozy cross-trade lub/i kabotaż.

Po wpisaniu danych do formularza i wykonaniu zgłoszenia konieczne będzie przekazanie kierowcy zgłoszenia w wersji papierowej lub elektronicznej. Na skrzynkę w systemie, będą również przychodziły informacje od służb kontrolnych w sprawie kontroli płac zagranicznych. System ma być dostępny w połowie stycznia.