Nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców, obowiązująca od 19 sierpnia 2023 r. dodała możliwość wypłaty zwolnionego z podatku dodatku na sanitariaty. Poniżej prezentujemy informację, czym jest wskazany dodatek oraz kiedy opłaca się go wypłacać.

Czym jest zwrot kosztów sanitariatów u kierowców międzynarodowych

W znowelizowanych zapisach ustawy o podatku dochodowym wskazano, że do przychodów zwolnionych z zaliczek na podatek dochodowy można zaliczyć zwrot kosztów korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Ogólnie stwierdzenie, które pojawia się w przepisach wskazuje, że firmy wykonujące przewozy międzynarodowe mogą określić wysokość takiego świadczenia na podstawie średnich stawek za korzystanie z urządzeń sanitarnych i wypłacać je kierowcy. Szacunkowa wysokość takiego świadczenia w zależności od krajów delegowania może wynosić od 10-20 EUR/dziennie. Warto przed wprowadzeniem dodatku sprawdzić orientacyjne koszty korzystania z toalet i pryszniców.

Jak wypłacać zwrot kosztów sanitariatów u kierowców międzynarodowych

Dodatek taki należy wprowadzić w formie zapisów w umowie o pracę, warunków zatrudnienia lub regulaminu wynagradzania. Wprowadzając dodatek za sanitariaty, należy również pamiętać, że będzie on należny dla wszystkich kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe w firmie. Wybiórcze wypłacanie takiego dodatku, tylko dla wybranych kierowców wiązałoby z dyskryminacją pracowników.  Wysokość dodatku powinna być jasno określona, warto również wskazać zasady jego naliczania i wypłaty

Kiedy warto wprowadzić zwrot kosztów sanitariatów

Dodatek na sanitariaty korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS, ale tylko w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie (6935 zł brutto w 2023 r.). W całości jest natomiast wyłączony z opodatkowania podatkiem PIT.  Oznacza, to że w przypadku wynagrodzenia niższego niż przeciętne, konieczne jest wliczenie wskazanego świadczenia do podstawy składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Z powodu, że jest to zwrot kosztów co do zasady zwolniony jest również od zajęć komorniczych.

Powyższa konstrukcja sprawia, że wypłata takiego świadczenia będzie najbardziej opłacalna, gdy firma wpłaca wysokie wynagrodzenia dla kierowców (powyżej kwoty 6935 zł brutto + 20 EUR/dzień pracy). W takim wypadku istnieje możliwość zwiększenia kwoty wyłączonej z podatku PIT o dodatkowe 10-20 EUR za dzień pracy). Należy jednak pamiętać, że kwota dodatku za sanitariaty stanowi zwrot kosztów, więc zgodnie z zasadami nie może być zaliczana na poczet płac zagranicznych. Dodatek taki może być, być również zasadne w przypadku bardzo wynagrodzeń powyżej 10 tys. zł netto miesięcznie, ponieważ umożliwi uniknięcie, wejścia w II próg podatkowy.

Z pewnością wprowadzanie dodatku za sanitariaty nie będzie opłacalne dla firm wypłacających kwoty niższe niż wynagrodzenie przeciętne. Tu na ogół wysokość podatku PIT od wynagrodzeń jest niewielka lub wynosi 0 zł.

Wypłacając więc dodatek za sanitariaty konieczne jest przeanalizowanie, wysokości i struktury wynagrodzeń kierowców i podjęcie właściwej decyzji. Świadczenie takie nie jest obowiązkowe, więc warto rozważyć opłacalność jego wprowadzenia. W tym celu po pierwsze należy sprawdzić średnia wysokość wynagrodzeń w firmie z uwzględnieniem płac zagranicznych. Jeżeli istnieje znaczna różnica między wynagrodzeniem należnym, a faktycznie wypłacanym zasadne może być wprowadzenie takiego dodatku. Dodatek za sanitariaty można tym samym wprowadzić zamiast dotychczasowych nagród / premii uznaniowych lub zmniejszyć ich wysokość. Dzięki temu będzie możliwa oszczędność w zakresie podatku PIT.